Pum egwyddor ar gyfer craffu ystwyth

Pan gyflwynodd Cyngor Abertawe un pwyllgor ar gyfer craffu ym mis Tachwedd 2012, roedd y syniad yn syml – cael model a oedd wedi’i arwain gan aelodau, yn ymatebol, yn hyblyg ac yn gallu cynnwys pob cynghorydd mainc gefn yn ôl ei ddiddordebau. Ers hynny, mae’r syniad hwn wedi’i ddatblygu a’i fireinio’n ymagwedd effeithiol a gwahaniaethol yn ein barn ni y mae pum egwyddor yn sylfaen iddi.

Wrth gwrs, dydyn ni ddim yn awgrymu bod popeth yn berffaith – yn bell ohoni; mae angen i ni wneud gwelliannau o hyd.  Hefyd, dydyn ni ddim yn dweud mai hon yw’r ffordd orau na’r unig ffordd o graffu.  Mae angen i arfer weddu i amgylchiadau lleol, felly fydd popeth rydyn ni’n ei wneud ddim yn gweithio mewn mannau eraill.  Fodd bynnag, mae egwyddorion yn gallu cael eu defnyddio’n fwy cyffredinol – rydyn ni’n gobeithio y byddan nhw o rywfaint o ddefnydd i eraill.

Wrth ddatblygu’n model ystwyth, rydyn ni wedi dod â nifer o arloeseddau sydd wedi helpu i wella atebolrwydd, cynllunio gwaith a chynnwys y cyhoedd.  Yn y pen draw, dylai craffu da wneud gwahaniaeth i ddinasyddion a chynghorwyr – rydyn ni’n credu bod ein model yn gwneud hynny’n union.

Mae manteision system un pwyllgor yn hytrach na sawl pwyllgor yn hysbys iawn.  Mae cydlynu a blaenoriaethu gwell yn dod o gael un rhaglen waith ac mae hyblygrwydd ac ymateboldeb yn dod trwy ddefnyddio grwpiau tasg a gorffen anffurfiol.  Mae gennym baneli sefydlog ar gyfer craffu perfformiad, paneli ymchwilio ar gyfer gwaith manwl a gweithgorau ar gyfer gweithgareddau un tro.  Gallwch ddarllen mwy yn y post hwn.

Fodd bynnag, yr hyn sy’n gwneud ymagwedd Abertawe’n wahanol yw’r pum egwyddor sy’n sylfaen iddi.  Dyma ychydig am bob un:

1. Y flaenoriaeth uchaf yw dwyn y Cabinet cyfan i gyfrif trwy sgwrs gyhoeddus barhaol

Mae’r egwyddor hon yn ysgogi cynghorwyr craffu’n fwy nag unrhyw un arall.  Mae pob aelod o’r Cabinet yn ymddangos gerbron y pwyllgor ar gyfer sesiwn holi ac ateb gyhoeddus, ffurfiol a gall fynd i gyfarfodydd nifer o baneli a gweithgorau.  Trwy’r sesiynau hyn, a thrwy fonitro llythyrau craffu, mae’r pwyllgor yn gallu asesu sut mae deiliaid portffolio unigol yn perfformio, yn ogystal â sut mae’r Cabinet yn gweithio fel tîm.

• Yn y ddwy flynedd gyfan ers i’r system newydd gael ei chyflwyno, mae pob aelod y cabinet wedi mynd i sesiwn holi ac ateb pwyllgor o leiaf unwaith y flwyddyn.
• Mae aelodau’r Cabinet bron bob amser yn gorfod mynd i gyfarfodydd craffu heb swyddogion a rhoi penawdau portffolio yn eu sesiynau holi ac ateb.
• Mae aelodau’r Cabinet yn cymryd craffu o ddifrif ac yn ymateb yn brydlon. Mae’n ofynnol iddyn nhw ymateb i lythyrau o fewn 21 diwrnod ac i adroddiadau craffu o fewn dau fis. Ym mis Chwefror 2016, yr amser ymateb cyfartalog ar gyfer llythyr oedd 22 ddiwrnod.
• Mae llythyrau gan gynullwyr a gweithgorau’n mynd yn uniongyrchol at aelodau’r Cabinet a does dim angen i bwyllgor eu cymeradwyo – bydd angen i faterion a godir mewn llythyrau, fodd bynnag, gael eu codi’n aml fel rhan o sesiynau holi ac ateb pwyllgor.
• Mae’r pwyllgor yn gwahodd y cyhoedd a’r holl gynghorwyr craffu i gyfrannu cwestiynau ar gyfer aelodau’r cabinet. Gwneir hyn trwy e-bost, y bwrdd bwletin craffu ar-lein a Twitter.
• Mae eitem agenda Hawl i Holi cyhoeddus mewn cyfarfodydd pwyllgor yn rhoi’r cyfle i’r cyhoedd ofyn cwestiynau uniongyrchol i aelodau’r Cabinet.
• Mae crynodebau o’r sesiynau holi ac ateb, yn ogystal ag ymddangosiadau’r Cabinet mewn cyfarfodydd paneli neu weithgorau, yn cael eu cyhoeddi trwy lythyrau craffu. Mae ymatebion gan aelodau’r Cabinet yn cael eu rhoi mewn llythyrau cyhoeddus.  Mae’n hawdd dilyn y sgyrsiau hyn mewn un lle ar dudalen cyhoeddiadau craffu.
• Mae sesiynau holi ac ateb y Cabinet yn cael eu trydar yn fyw trwy CraffuAbertawe

2.   Mae gan bob cynghorydd craffu’r cyfle i gyfrannu’n ôl ei ddiddordebau

Mae hyblygrwydd y model un pwyllgor yn golygu bod cynghorwyr yn gallu cael eu cydweddu â’u diddordebau mewn ffordd nad yw’n bosibl mewn system â sawl pwyllgor.  Mae cynghorwyr yn gallu magu arbenigedd y mae’r pwyllgor yn gallu ei ddefnyddio wedi hynny.

• Pan gaiff panel neu weithgor newydd ei sefydlu, gofynnir i’r holl gynghorwyr craffu a ydyn nhw am gymryd rhan neu weithredu fel cynullydd – ar yr amod y cynrychiolir mwy nag un gr?p pleidiol, mae’r gwaith yn mynd rhagddo.
• Ers i’r trefniadau newydd fod ar waith, mae oddeutu 80% o gynghorwyr craffu wedi cymryd rhan mewn 331 o gyfarfodydd paneli a grwpiau.
• Does dim paneli neu weithgorau wedi’u gadael oherwydd diffyg diddordeb a does dim cyfarfodydd wedi’u canslo am y rheswm hwn – mae oddeutu 10 yn cofrestru’n nodweddiadol.
• Mae gwaith ymchwilio dilynol yn cael ei wneud gan y panel gwreiddiol ac mae gwaith cyn penderfynu’n aml yn cael ei wneud trwy’r grwpiau hyn. Mae’r pwyllgor hefyd yn gallu nodi cynghorwyr ‘arbenigol’ i gymryd rhan mewn adolygiadau gwasanaeth adrannol pan fydd angen.
• Mae paneli a gweithgorau, yn ddiofyn, yn agored i’r cyhoedd arsylwi arnyn nhw. Mae anffurfioldeb y paneli’n rhoi hyblygrwydd wrth gynnwys y cyhoedd.
• Mae enghreifftiau diweddar o gynnwys y cyhoedd mewn cyfarfodydd craffu’n cynnwys adroddiad cabinet cynnwys addysg, y gweithgor ceffylau wedi’u clymu a sesiwn holi ac ateb cyllideb gydag Arweinydd y Cyngor.
• Dyw paneli a gweithgorau anffurfiol ddim yn ei gwneud hi’n ofynnol i swyddogion cyfreithiol neu glercod pwyllgor fynd sy’n golygu bod y system yn cynnig gwerth da am arian.
• Mae cymryd rhan mewn paneli a gweithgorau’n wirfoddol ac yn ddi-dâl, gan gynnwys i’r cynullwyr.
• Mae paneli’n gallu cael eu gwahanu, eu cyfuno neu eu dirwyn i ben pan fydd angen – i wneud hyn, mae cynghorwyr yn cyflwyno cynigion i’r pwyllgor.

3.  Bod yn hyblyg gyda’r cynllun gwaith er lles gorau’r dinasyddion

Ystyr bod yn ystwyth yw gallu ymateb i faterion wrth iddyn nhw godi ac mae’r system un pwyllgor yn golygu ei bod hi’n hawdd rheoli hyn.  Mae blaenoriaethau cyffredinol yn cael eu llywio gan gynhadledd cynllunio gwaith flynyddol sy’n clywed amrywiaeth o safbwyntiau ar yr hyn y dylai gael ei gynnwys.  Mae’r pwyllgor yn adolygu’r cynllun gwaith bob pedair wythnos ac yn ei addasu pan fydd angen.

• Gwahoddir yr holl gynghorwyr craffu i gymryd rhan yn y gynhadledd cynllunio gwaith craffu flynyddol. Eleni, cymerodd 18 ran yn ogystal ag un aelod cyfetholedig a Chadeirydd lleyg y Pwyllgor Archwilio.
• Mae cyfraniad i’r gynhadledd cynllunio gwaith yn dod o amrywiaeth o ffynonellau, gan gynnwys y Cabinet, yr arolwg cynghorwyr, partneriaid a’r cyhoedd. Mae cyfarwyddwyr hefyd yn mynd i gynghori ar flaenoriaethau’r cyngor.
• Mae dogfen Rhagolwg y cyngor yn cael ei thrafod bob pedair wythnos gan y pwyllgor er mwyn nodi cyfleoedd ar gyfer craffu cyn penderfynu.
• Mae’r cynllun gwaith yn cael ei adolygu a’i drafod yn gyhoeddus.
• Mae dulliau clir ar waith i ddinasyddion a chynghorwyr godi pynciau i’r pwyllgor eu hystyried.
• Mae gweithgarwch craffu’n gallu cael ei gydweddu â’r gefnogaeth sydd ar gael – mae gwaith newydd yn cael ei ddechrau pan fydd adnoddau ar gael yn unig.
• Awgrymodd adolygiad cymheiriaid a gynhaliwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru 2014 y dylai craffu ganolbwyntio’n fwy ar bum blaenoriaeth gorfforaethol y cyngor. Trafodwyd y mater hwn yn y gynhadledd cynllunio gwaith flynyddol ac, o ganlyniad, mae ymchwiliad manwl newydd wedi dechrau sy’n edrych ar y flaenoriaeth ‘Creu Cymunedau Cynaliadwy’ a bydd un arall, sy’n edrych ar y flaenoriaeth ‘Trechu Tlodi’ yn dechrau’n fuan.

4.  Mae symledd yn hanfodol ar gyfer cynnwys

Mae cynghorwyr craffu’n poeni am amlygrwydd eu gwaith craffu ac am i’r cyhoedd fod yn ymwybodol o’r gwaith a chael ei gynnwys ynddo fe.  Mae’r model un pwyllgor yn rhoi cyfle i sicrhau bod cyfathrebu a chynnwys yn gyson ac yn gydlynol ac, yn fwyaf oll, yn addas i ddiwallu anghenion dinasyddion a chynghorwyr.

• Mabwysiadodd y pwyllgor Egwyddorion Cenedlaethol Cynnwys y Cyhoedd yn ffurfiol yn 2014 a rhoi cynllun gweithredu ar waith o ganlyniad i hynny.
• Defnyddiwyd y dull ymchwil straeon defnyddwyr i lywio ailddylunio’r tudalennau craffu ar wefan y cyngor.
• I wneud craffu’n haws ei ddefnyddio rydyn ni wedi ychwanegu tudalen cyhoeddiadau at wefan y cyngor lle mae’r holl becynnau agenda, adroddiadau a llythyrau i’w gweld mewn un ffrwd chwiliadwy. Mae hyn yn ei gwneud hi’n hawdd i bobl ddod o hyd i’r holl gyhoeddiadau am bwnc penodol mewn un lle.
• I roi crynhoad rheolaidd syml o’r hyn sy’n digwydd ym maes craffu, rydyn ni wedi cyflwyno gwasanaeth e-bost: Eich Penawdau Craffu Misol. Mae hyn yn cynnig crynodeb syml o bynciau byw a chyfarfodydd sydd ar ddod i gynghorwyr, swyddogion, y cyhoedd a phartneriaid.
• Mae’r pwyllgor wedi llunio Adroddiadau Craffu fel ffordd o gynyddu ymwybyddiaeth o waith craffu trwy amlygu nifer bach o straeon craffu gwerth sylw y bwriedir iddyn nhw fod yn fwy hygyrch i’r cyhoedd.
• Mae pob pecyn agenda a llythyr yn dod gyda chrynodeb cyhoeddus syml, byr. Daeth yr arloesedd hwn o weithdy yn nigwyddiad Notwestminster 2015.
• Mae adroddiadau adborth yn rhywbeth newydd – maen nhw’n rhoi crynodeb syml o bob adroddiad craffu, gan gynnwys y gwahaniaeth a wnaed.
• Mae casglu tystiolaeth ar gyfer ymchwiliadau’n canolbwyntio ar bwy mae’r cynghorwyr eisiau clywed ganddyn nhw a sut maen nhw eisiau clywed ganddyn nhw. Mae’r dull hwn, wedi’i addasu o Gynulliad Cenedlaethol Cymru, yn cymryd yn ganiataol y bydd cynghorwyr bob amser ‘yn yr ystafell’ pryd bynnag mae tystiolaeth yn cael ei chasglu. 

5.  Myfyrio’n rheolaidd ar sut i fod yn fwy effeithiol wedi’i ddilyn gan welliannau

Mae proses llunio adroddiad blynyddol craffu yn cynnwys strwythur ar gyfer sgwrs wella sy’n cynnwys yr holl gynghorwyr craffu.  Mae’r model un pwyllgor yn galluogi cyflwyno ymagweddau newydd yn gyson ar draws y swyddogaeth graffu gyfan.

• Mae gwybodaeth ar gyfer yr adroddiad blynyddol yn cael ei chasglu rhwng mis Chwefror a mis Ebrill bob blwyddyn gan gynnwys trwy arolwg. Mae’r pwyllgor wedyn yn gallu trafod y canlyniadau a’u goblygiadau yn ei gyfarfod ym mis Ebrill.
• Defnyddir ymagwedd cerdyn cadw sgôr canlyniadau i weld pa mor dda mae’r model yn gweithio. Mae cyfres o 19 o ddangosyddion yn dangos dimensiynau gwahanol y swyddogaeth graffu.  Mae data llawer o’r dangosyddion wedi’i gasglu ers 2011/12, felly mae modd gweld tueddiadau dros bedair blynedd.  Mae’r dangosyddion meintiol yn cyd-fynd â data ansoddol sy’n defnyddio adborth ac adroddiadau perthnasol.
• Mae’r pwyllgor wedi nodi chwe chanlyniad gwella – defnyddir y rhain gan y pwyllgor a’r paneli i nodi gwelliannau.
• Roedd yr ymchwil ‘stori defnyddiwr’, a’r dudalen cyhoeddiadau craffu a’r gwasanaeth e-bost misol a gyflwynwyd o ganlyniad, yn dilyn awgrym yn Asesiad Corfforaethol 2015 bod angen gwybodaeth well am baneli a gweithgorau.
• Yn 2014, treuliodd cynghorwyr a swyddogion craffu ddiwrnod yn dysgu gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru am ei ymagwedd at gynnwys y cyhoedd a rhanddeiliaid eraill mewn ymchwiliadau manwl. O ganlyniad, mae ymagweddau newydd at gasglu a dadansoddi tystiolaeth wedi’u mabwysiadu ar draws yr holl waith ymchwilio.
• Mae’r Panel Perfformiad Ysgolion Craffu wedi defnyddio’i hyblygrwydd i ddatblygu ymagwedd newydd at graffu ar berfformiad ysgolion.
• Ym mis Hydref 2015, cymerodd cynghorwyr ran mewn sesiwn hyfforddi ar sut gall cynghorwyr craffu ddefnyddio Siarter y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau’r Plentyn.